Folyamatoptimalizálás az eredményességért
A szervezeti folyamatok az elmúlt 20 évben gyökeres változáson mentek át. A kommunikációs és IT technológia rohamos fejlődése, a biznisz felfogás átalakulása az üzleti folyamatokra komoly hatást gyakorolt. A legfontosabb kulcstényező a hatékonyság lett, ami mind a gyorsaság, mind pedig az eredményesség tényezőit magába foglalja.
Mit jelent a folyamatoptimalizálás?
Az összetett szót könnyű megérteni, mélységeinek feltárásához azonban nem árt egy kis magyarázat. Alapvetően arról van szó, hogy egy adott helyzetből a lehető legjobbat hozza ki a vállalat a rendelkezésre álló erőforrások felhasználásával. Az optimalizálás egy folyamat, mely során nemcsak a meglévő lehetőségeket értékelik, hanem azok számát is bővítik a kívánt eredmény érdekében.
Vegyünk egy egyszerű példát! Elfogyott a pénzügyi részlegen a nyomtatópapír. Ebben az esetben nem csupán papírt rendelnek majd az illetékesek, hanem más, szükséges írószereket is, sőt, ha tovább gondoljuk, akkor egy automata rendszer küld értesítést a használati szokások alapján a felelős személynek még az előtt, hogy a papír ténylegesen elfogyna, jelezve, hogy érdemes újabb adagot rendelni.
A folyamatoptimalizálás célja, hogy az üzleti folyamatok maximálisan kihasználják az erősforrásokat és ezzel javítsák a cég összteljesítményét.
Átszervezés és optimalizálás
Amikor a vezető rádöbben arra, hogy változásra van szükség a cégben, két út áll előtte. Dönthet az átszervezés mellett, ami sokkal mélyebb változást hordoz magában, így jellemzően akkor szokták alkalmazni, amikor a vállalat életében jelentős változás történik, például nagy mértékű leépítés következik be, vagy éppen új tulajdonos érkezik.
Ez nem összekeverendő az optimalizálással, amely során a hiányosságokat és gyengeségeket azonosítják, és ezeken próbálnak úrrá lenni különféle finomhangolásokkal. Ezutóbbi egyébként sokkal dolgozóbarátabb, mivel kevésbé radikális, éppen ezért a cég berkein belül könnyebb átvinni az optimalizáláshoz kapcsolódó változásokat.
Új üzleti szemlélet
Az üzleti folyamatok megváltozásának egyik oka az a szemléletváltás, ami egyre több cég esetén figyelhető meg idehaza is. Az agilis projektmenedzsment szemlélet újfajta megközelítést hozott és egészen más fókuszpontokat, sarokköveket jelölt ki.
Az agilis keretrendszer központi eleme az ügyfél, és az, hogy az általa megrendelt szoftver mihamarabb használható és folyamatosan fejlődő legyen. A fordított logika alapján, ebben az esetben a feladatokat az idő és a költségkeret határozza meg, miközben törekszik a hatékonyságnövelésre, az egyszerűségre és a tökéletes információátadásra.
Több szoftverfejlesztési módszer is alkalmazza ezt a megközelítést, ilyen például a Scrum és a Kanban is.
A folyamatok alapos megtervezése, átgondolása hozta magával az optimalizálás iránti igényt, amivel a fejlesztett termékek még hatékonyabbak, a cégek pedig sikeresebbek tudnak lenni.
Technológiai változások
A szemléletváltás azonban mit sem ér a megfelelő technológiai háttér nélkül! Ahhoz, hogy a folyamatok jobban és jobban működjenek monitorozni kell őket. Vonatkozik ez magára a cselekvésekre is, illetve azok eredményeire.
Az ilyen adatok birtokában lehet ugyanis megfelelő vezetői döntéseket hozni és kijelölni az optimalizálás irányát. Több mérőszámot is figyelembe kell venni a cég profiljától és a céloktól függően, például a termék/szolgáltatás mennyiségét, a minőséget, a költségeket és az idő tényezőt.
Összességében a folyamatoptimalizálás révén a cégen belüli műveletek leegyszerűsíthetők. Egy jól kidolgozott terv képes a vadhajtásokat, a felesleges, plusz köröket és munkákat kiiktatni, így sokkal tisztább kép kapható a folyamatokról. Nem elhanyagolható, hogy ezáltal erőforrások szabadulhatnak fel, melyeket más feladatok elvégzésre lehet átcsoportosítani. A monitorozó rendszerek segítenek a hibák mielőbbi feltárásában, a visszacsatolások pedig az egyéni és csoportos fejlődésben. Ezek mind hozzájárulnak ahhoz, hogy az ügyfelek elégedettebbek legyenek és legközelebb is cégünket válasszák.
Mint tudjuk az ügyfél kincs, a visszatérő pedig igazi gyémánt, aki boldogan ajánlja majd vállalatunkat partnereinek, az érdeklődőknek. Ez pedig egyenlő a sikerrel és az anyagi jövedelmezőséggel.
A folyamatoptimalizálás egy olyan lépés, amit minden cégnek meg kell tenni, ha szeretne versenyképes maradni. Készen állsz változtatni? Keresd kollégáinkat, akik felvázolják a folyamatot és a lehetőségeket!
